Il budget aziendale è quello che permette di realizzare le azioni definite con il piano strategico. La definizione del budget e la sua gestione dev’essere chiaramente rapportata alle caratteristiche dell’azienda, agli obiettivi da raggiungere, al fatturato e più in generale alle risorse a disposizione.
Il budget aziendale è uno strumento fondamentale quindi per definire strategie e azioni future sulla base di specifici obiettivi. Vediamo allora quali sono le regole d’oro per la gestione del budget.
Il budget aziendale
Il budget aziendale, noto anche come bilancio di previsione, è un documento contabile che redigono aziende, imprese, organizzazioni ed enti. In questo documento vengono stabiliti gli atti di previsione relativi a un futuro bilancio d’esercizio, con l’obiettivo di raggiungere un determinato risultato. Il budget aziendale rientra tra gli strumenti fondamentali di programmazione e controllo dell’attività economica di ogni realtà, piccola o grande, privata o pubblica.
Quasi sempre il budget è riferito all’anno contabile, detto esercizio, ed è successivo a quello in cui viene elaborato. Nelle aziende che lo utilizzano è strettamente collegato anche con i sistemi di valutazione delle performance.
Il budget aziendale quindi è il risultato di un processo con il quale sono fissati gli obiettivi aziendali a medio e breve termine, partendo dai dati storici e dai risultati economico-finanziari riferiti a un determinato periodo.
Partendo da questi dati quindi manager ed esperti contabili possono definire gli obiettivi futuri e il risultato economico atteso.
L’analisi dei dati storici è importantissima per impostare correttamente il budget – Photo by Campaign Creators on Unsplash
Come individuare il budget
Ecco alcuni metodi per poter individuare il budget aziendale:
- Definizione per obiettivi: con questo metodo il budget è pianificato sulla base degli obiettivi da raggiungere. Sono quindi allocate le risorse utili per poter realizzare le attività funzionali al raggiungimento degli obiettivi strategici annuali.
- Definizione top-down: è un metodo utilizzato spesso in realtà molto grandi, e consiste nell’individuazione delle risorse di budget direttamente dall’alta direzione. Quindi la cifra da stanziare viene decisa secondo criteri generali con i quali l’alto management alloca i budget per le varie direzioni aziendali.
- Definizione in rapporto alla concorrenza: alcune realtà aziendali definiscono il proprio budget in base a quanto è stato stanziato dai diretti competitor. Ma è un’operazione abbastanza rischiosa e che non tiene conto di diverse variabili di mercato.
- Definizione in base alla fase aziendale: è possibile definire il budget aziendale anche in rapporto alla fase in cui si trova la tua azienda. Ad esempio aziende o nuove realtà imprenditoriali avranno bisogno di allocare maggiori risorse di budget in fase di start-up rispetto ad aziende che hanno già conquistato una certa posizione di mercato e quindi possono ragionare su un’attività di “mantenimento” degli obiettivi già raggiunti.
Le tempistiche
Il budget aziendale viene definito annualmente per poter realizzare azioni e interventi, nell’arco dei 12 mesi successivi, utili per raggiungere gli obiettivi prefissati. Solitamente il budget annuale è a sua volta suddiviso in trimestri. Questo permette di avere una gestione più precisa e puntualmente aggiornata, e valutare in tempo reale il suo andamento.
Nell’ambito dei sistemi di controllo di gestione il budget riveste quindi un ruolo molto importante. Non solo come riferimento operativo generale sull’andamento dell’azienda in confronto a quanto previsto. Ma anzi, è ancor più importante la fase di definizione.
Infatti definire il budget aziendale:
- obbliga tutte le varie direzioni interne a riflettere sulle attività di propria competenza, e di conseguenza a impostare programmi e monitorare le attività quando i programmi diventano operativi;
- promuove la comunicazione tra le diverse aree aziendali e il confronto su fabbisogni;
- fornisce dei criteri condivisi per la valutazione delle performance
Come formare il bilancio
In fase di definizione del bilancio aziendale è buona abitudine prevedere un bilancio così strutturato:
- economico: per gestire e pianificare i costi e i ricavi nell’arco temporale considerato
- degli investimenti: sulla base dei dati storici pianificare le attività future
- finanziario: per valutare le strategie da mettere in campo e pianficare le azioni concrete da realizzare, con l’obiettivo di recuperare il capitale investito
Per una corretta impostazione del bilancio è importante quindi analizzare i dati riferiti al mercato proprio e dei competitor, l’analisi delle vendite e dei ricavi, i dati relativi alla produzione e alla distribuzione, i KPI, gli analytics delle campagne di marketing e comunicazione, ecc…
Alcuni consigli pratici per impostare e gestire il budget
Per redigere un budget aziendale può essere utile tener presente i seguenti punti:
- per ogni voce di costo prevedere sempre anche una voce per le spese straordinarie
- inserire tutte le voci al netto dell’Iva.
- prevedere nel file excel una colonna con i dati relativi all’anno precedente. Questo è utile per tenere monitorata la situazione e individuare anche a colpo d’occhio l’andamento e gli scostamenti in positivo e in negativo.
- evidenziare l’obiettivo di fatturato
- indicare i saldi mensili
- impostare degli alert su determinati valori di monitoraggio legati agli obiettivi
- monitorare la liquidità
- prevedere l’incidenza del costo del personale rispetto ai ricavi
Il generale si consiglia di impostare il budget in modo semplice, chiaro e intuitivo.
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