Come fare un preventivo perfetto: fac simile e consigli

Il preventivo è un documento fondamentale al raggiungimento di un accordo con il cliente: è uno strumento essenziale di stima, utile ad informare lo stesso cliente sul valore di un determinato progetto, prodotto o servizio offerto, definendo prezzi specifici, termini e condizioni.

Proprio per l’importanza di offerta commerciale e di proposta al cliente che riveste, è necessario per un professionista e imprenditore conoscere tutti i trucchi per redigere nel migliore dei modi un preventivo. Qui è possibile imparare come fare un preventivo perfetto!

Che cos’è un preventivo e quali sono le caratteristiche di questo documento?

Il preventivo è un certificato redatto in forma scritta contenente i principali punti chiave che regolano il rapporto con il cliente. Si tratta, in sostanza, di un documento in cui vengono raccolte una serie di voci essenziali per determinare:

• il valore di una specifica prestazione;
• le modalità di pagamento;
• la descrizione delle attività che verranno svolte;
• la durata del rapporto contrattuale;
• le possibilità di interrompere in modo anticipato il rapporto contrattuale;
• l’indicazione di eventuali iscrizioni ad albi o elenchi professionali o l’assicurazione professionale.

Un preventivo ben redatto determina l’accettazione e l’inizio di un rapporto lavorativo con il cliente. Un preventivo, al contrario, poco chiaro determina l’esito negativo di un lavoro, praticamente ancor prima che effettivamente sia iniziato.

Il preventivo deve essere sempre presentato in forma scritta, così che possano essere tutelate entrambe le parti, professionista e cliente.

Un preventivo, come calcolo dei costi previsti per un lavoro, deve essere il più dettagliato possibile ovvero presentare un elenco di voci specifiche che possano giustificare il prezzo totale richiesto al cliente.

Un preventivo è una sorta di biglietto da visita, in cui viene presentata non soltanto l’offerta commerciale, ma l’attività e la professionalità dell’imprenditore. Per tale motivo, il preventivo deve essere:

• chiaro
• serio
• intuitivo
• professionale.

Come fare un preventivo perfetto: fac simile e consigli – Canva

1. Elaborare un’intestazione chiara

2. Inserire la data 

La data, anche se non si direbbe, è un elemento molto importante all’interno di un preventivo. Questo perché grazie alla data è possibile dimostrare al cliente di essere stato rapido nel rispondere ad una determinata richiesta. Inoltre, attraverso la data viene creato un riferimento univoco per ottenere una risposta da parte del cliente poiché il preventivo redatto deve essere valido solo per un determinato periodo di tempo, per fare in modo che il cliente presti attenzione al documento, lo analizzi e prenda una decisione entro i limiti di tempo imposti da chi ha redatto il preventivo.

3. Esprimere la data di scadenza dell’offerta

Sia che si tratti della fornitura di prodotti fisici o che si tratti di servizi, il mercato è in movimento e i prezzi possono variare con estrema velocità. Ecco perché è importante esprimere nel preventivo la data di scadenza di una determinata offerta. Chiaramente, senza una scadenza di validità, un cliente potrebbe tornare sul preventivo quando i costi di un particolare componente sono aumentati, per approfittare della differenza di prezzo. Questo danneggerebbe il professionista. Una volta espressa la scadenza all’offerta sul preventivo, dopo quella data sarà necessaria una nuova negoziazione.

4. Elaborare un documento chiaro, sintetico ma completo

Per fare un preventivo perfetto è necessario utilizzare un linguaggio diretto, semplice, sintetico ma completo allo stesso tempo. Per questo il testo va suddiviso sempre in paragrafi ben distanziati, è necessario utilizzare gli elenchi puntati o numerati, e i grassetti per evidenziare i punti salienti del testo.

5. Mettere in evidenza i prezzi e le modalità di pagamento

Per mettere in evidenza i prezzi ed evitare che il cliente possa confondersi con la lettura di lunghe cifre, è bene che il preventivo venga redatto utilizzando più voci, con un elenco a punti, riportando alla fine il prezzo complessivo, comprensivo di IVA, ritenuta d’acconto e qualunque altra imposta prevista dal regime fiscale. Inoltre, gli sconti, qualora presenti, vanno messi ben in evidenza. Risulta importante, poi, prevedere eventuali aggiunte o modifiche al lavoro per cui si sta presentando l’offerta. Una volta che il cliente avrà accettato la proposta, deve essere chiaro che qualsiasi ulteriore  richiesta avrà un conteggio a parte. 

Nel preventivo, inoltre, devono essere indicate le modalità di pagamento, ovvero come e quando si desidera essere pagati.

6. Concludere il preventivo con tempistiche di consegna e firma

Per fare un preventivo perfetto, è necessario concludere specificando che i lavori avranno inizio solo dopo l’accettazione del preventivo, non dal momento della sua presentazione.

Naturalmente l’elemento finale che non può mancare, per ultimo, è la firma non solo quella di chi ha redatto il preventivo, ma anche quella di chi deve approvarlo. Basta inserire uno spazio con la dicitura “timbro o firma per accettazione”.

La copia del preventivo dovrà restare anche al cliente.

Fac simile modello preventivo Excel

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