Un evento phygital o ibrido è una miscela tra un evento fisico e un evento virtuale. La trasposizione dell’evento fisico nel formato digitale non è semplice. È necessario adattare il contenuto dalla base fisica al formato digitale che ha i suoi codici ei suoi vincoli. L’adattamento del contenuto può quindi essere lento e vincolante.
Come si organizza un evento ibrido di grande impatto? A cosa devi pensare per rendere il tuo evento un successo? La risposta in questo articolo.
Per creare un evento phygital di grande impatto, bisogna partire da alcune premesse
Pensare alla tecnologia
Per il successo del proprio evento, bisogna assicurarsi che a livello tecnico tutto si svolga senza intoppi. Oltre al fatto che bisogna scegliere come veicolare l’evento, bisogna anche circondarsi di buoni professionisti. Un evento virtuale implica rivolgersi a fornitori di servizi digitali.
Quando si parla di virtualizzazione degli eventi, bisogna tenere presente che occorre tenere conto di diversi mezzi tecnologici.
Per allestire il vostro evento digitalizzato potete scegliere tra due grandi famiglie: da una parte lo streaming e dall’altra la videoconferenza. Lo streaming vi permetterà di avere un gran numero di partecipanti. Si tratta di informazioni top-down, il che significa che i partecipanti non hanno bisogno di connettersi con i loro microfoni e telecamere, ma guardano semplicemente il video. Inoltre, a seconda dello strumento di streaming utilizzato potrete beneficiare di un tasso di personalizzazione. La videoconferenza è consigliata per i workshop quando i partecipanti devono intervenire tramite audio e telecamera. È possibile avere interazione tramite lo streaming, ma è principalmente in forma scritta tramite le schede “fai le tue domande”, chat e quiz.
Come avviene lo streaming?
Ci sono diverse possibilità se vuoi fare streaming, a seconda che vogliate allestire un canale video, nel qual caso dovrai chiamare dei professionisti. Oppure se gli interventi verranno effettuati completamente da remoto, in tal caso sarà necessario utilizzare uno strumento professionale. Nel caso di evento fittizio prevale il canale video, la seconda soluzione è riservata agli eventi 100% virtuali.
C’è la possibilità di combinare lo streaming con le videoconferenze nel caso di un evento che combina discorsi plenari e workshop. In questo caso, il professionista dello streaming sarà incaricato di effettuare il passaggio sul suo flusso video.
Il programma
Affinché il vostro programma sia ottimizzato, nell’ambito di un evento phygital, è necessario adattarlo sia al fisico che al virtuale. Il contenuto, infatti, deve essere facilmente trasponibile. Il digitale ha i suoi codici e vincoli che potreste voler anticipare dall’inizio. Stabilendo un palinsesto facilmente trasponibile, ci assicuriamo che l’evento sia nel formato giusto e quindi ne garantiamo la fattibilità. Inoltre, nel caso estremo in cui l’evento non possa svolgersi in formato fisico, potrete facilmente trasformarlo in un evento virtuale.
I relatori
Dovete stilare un elenco di relatori e sapere quali parleranno sul posto e quali a distanza. Un professionista dello streaming dovrà destreggiarsi tra le diverse presentazioni. Se state preparando un evento multilingua, dovete sapere chi parlerà a che ora per poter gestire la traduzione dal vivo con traduttori certificati.
I partecipanti
Stabilite due elenchi separati di partecipanti: uno con ospiti dal vivo e uno con ospiti online. In alternativa, potete avere solo un elenco di partecipanti in loco scegliendo di renderlo un evento aperto. Il vostro pubblico sarà più ampio e diversificato.
L’engagement
Usate gli strumenti di interazione mentre scegliete quelli che saranno più rilevanti per il vostro evento o combinateli. Che si tratti di quiz, formazione, chat, discussioni di gruppo e/o domande da porre, è essenziale integrare gli strumenti di interattività nel vostro evento phygital. Ciò creerà interazione e manterrà l’attenzione e l’interesse del vostro pubblico online.
Pensa a documenti, foto, informazioni pratiche, pagine di presentazione…
Tutti gli strumenti saranno convenienti per rendere il vostro evento di facile accesso e divertente. Che si tratti di presentazioni powerpoint, documenti utili, foto dell’evento del giorno o di edizioni precedenti, i vostri partecipanti si divertiranno a destreggiarsi tra questi diversi elementi. Infine pensate a utilizzare delle App per rendere attraente il vostro evento phygital.
Usate un chatbot
Il ChatBot LISA (acronimo di Learning Intelligence for Service Automation – Intelligenza d’apprendimento per l’automazione dei Servizi) è un software ideato da Business Intelligence Group. Un sistema intelligente indirizzato alle aziende più innovative. LISA nasce grazie al supporto del team di sviluppo di Ipr Feedback. Rappresenta un esempio di ChatBot intelligente, in grado di apprendere per migliorare i servizi di customer care, e non solo. Anche il Geomarketing e le Ricerche di Mercato che richiedono una grande potenza di calcolo per l’elaborazione dei BIG DATA possono trovare dei vantaggi nei sistemi di Intelligenza Artificiale come LISA.
